¿Qué son las firmas mecanografiadas y son legales?

Gracias al advenimiento de la tecnología, quedaron atrás los días en que la gente solía usar tinta para firmar en papel duro. Ahora tenemos firmas electrónicas, también conocidas como firmas electrónicas o firmas mecanografiadas . El hecho de que estas firmas tengan un sello de tiempo, sean seguras, rastreables y ahorren tiempo y dinero las ha convertido en las favoritas de la comunidad empresarial. Según las estadísticas, las transacciones realizadas con firmas electrónicas se han disparado a $ 754 millones en los últimos cinco años desde $ 89 millones. Aunque las firmas mecanografiadas han ayudado a acelerar y mejorar las empresas durante unos 20 años, no mucha gente las entiende. Este artículo proporcionará información sobre el significado de las firmas mecanografiadas y si son legales o no.

¿Qué son las firmas mecanografiadas?

Para un profano, la única diferencia entre las firmas mecanografiadas y las que implican firmar en papel con un bolígrafo es que para las primeras escribes tu nombre en el documento a través de un dispositivo electrónico. También se las conoce como firmas electrónicas. Pero siguiendo la definición legal, una firma mecanografiada significa un proceso electrónico, símbolo o sonido que se asocia o adjunta lógicamente a un registro de un contrato. Basado en el significado del diccionario de derecho, es una forma de acordar electrónicamente sin usar papeles. Pero ninguna firma mecanografiada califica como legal. Debe cumplir con algunos requisitos para ser considerado legal, lo que significa que demuestra la legitimidad de su contrato. Como muchas personas, es posible que tenga dificultades para determinar si las firmas mecanografiadas son legalmente vinculantes o no. Afortunadamente, lo son, pero la ley que rige su legalidad difiere entre países.

La legalidad de las firmas mecanografiadas

De acuerdo con la Ley de Asociación de Registros y Firmas Electrónicas de EE. UU., Una firma electrónica se vuelve completamente legal solo cuando todas las partes están de acuerdo en usarla. Además, de acuerdo con la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas , cada estado debe tener un esquema de cómo se deben utilizar las firmas electrónicas. Esto también se aplica a la Unión Europea. Pero aunque existe legislación en varios estados y países, es aconsejable realizar una investigación detallada en línea e investigar más a fondo . Alternativamente, puede buscar los servicios de asesores legales para obtener detalles y aclaraciones. En los Estados Unidos, las firmas mecanografiadas se utilizan para crear leyes. También puede presentar una firma electrónica en el tribunal como prueba. En el Reino Unido, las firmas mecanografiadas fueron aceptadas bajo la Ley del país por las Regulaciones de Firmas Electrónicas en el año 2002. Según esta Ley, no es obligatorio que un contrato consista en una firma escrita. Para que un acuerdo sea válido, todo lo que se necesita es que todas las partes estén de acuerdo mutuamente y comprendan el contrato a fondo. Por lo tanto, una firma mecanografiada constituye una prueba de que todas las partes involucradas han aceptado los términos. En la UE, las firmas mecanografiadas se aceptaron como legalmente vinculantes a través de una directiva marco comunitaria para la firma electrónica. Según esta directiva, una firma electrónica no puede ser rechazada por el mero hecho de que fue creada electrónicamente.

Cómo hacer que sus firmas mecanografiadas sean legalmente válidas

El uso de una firma mecanografiada en su negocio es legal y está aceptado. Pero para que sea legalmente válido, debe cumplir con las siguientes reglas:

1. Demuestre que el firmante quería firmar proporcionando opciones como "Cancelar".
2. Demuestre que el firmante quería realizar su negocio de forma electrónica. Asegúrese de obtener el consentimiento del firmante antes de firmar que acepta usar una firma mecanografiada en sus transacciones comerciales o contrato. La mejor forma es también dar la opción de firmar en papel y permitir que el firmante elija.
3. Indique un atributo definido de la firma mecanografiada del firmante. Registre un rastro de correo electrónico, número de teléfono móvil, marca de tiempo y dirección IP. Puede utilizarse un sistema de identificación, como la identificación de dos pasos para los firmantes. El firmante puede verlo como un paso adicional, pero ayuda a mejorar el estándar de atribución de su firmante.
4. Asegúrese de conectar o asociar la firma con el documento firmado.

Si cumple con todos los requisitos anteriores, todas sus firmas mecanografiadas se denominan legalmente vinculantes. Pero hay incidencias en las que las firmas mecanografiadas no cuentan. ¿Te estás preguntando por qué? Considera lo siguiente.

¿Cuándo se perciben inapropiadas las firmas mecanografiadas?

En casos de ceremonias y documentos importantes como certificados de defunción o nacimiento, divorcio y adopción, no se consideran las firmas mecanografiadas. Se requiere un notario o varios testigos. Las firmas mecanografiadas también se rechazan si los firmantes no tienen conocimientos de informática.

Comprensión de las firmas mecanografiadas

No hay duda de que las firmas mecanografiadas han mejorado los negocios y han ayudado a acelerar las transacciones comerciales. Para que su firma electrónica sea reconocida como legalmente vinculante, debe cumplir con las condiciones explicadas anteriormente. Pero para algunos documentos y ocasiones particulares, las firmas mecanografiadas no cuentan.