Mitä ovat kirjoitetut allekirjoitukset ja ovatko ne laillisia?

Tekniikan tulon ansiosta ne ajat, jolloin ihmiset käyttivät musteella allekirjoittamiseen kovalle paperille, ovat kauan menneet. Meillä on nyt sähköiset allekirjoitukset, joita kutsutaan myös sähköisiksi allekirjoituksiksi tai kirjoitetuiksi allekirjoituksiksi . Se tosiasia, että nämä allekirjoitukset saavat aikaleiman, ovat turvallisia, jäljitettäviä ja säästävät aikaa ja rahaa, on tehnyt niistä suosikin liike-elämässä. Tilastojen mukaan sähköisillä allekirjoituksilla tehdyt tapahtumat ovat nousseet 754 miljoonaan dollariin viimeisen viiden vuoden aikana 89 miljoonasta dollarista. Vaikka kirjoitetut allekirjoitukset ovat auttaneet nopeuttamaan ja parantamaan liiketoimintaa jo noin 20 vuoden ajan, monet ihmiset eivät ymmärrä niitä. Tämä artikkeli antaa käsityksen kirjoitettujen allekirjoitusten merkityksestä ja siitä, ovatko ne laillisia vai eivät.

Mitä ovat kirjoitetut allekirjoitukset?

Maallikon mielestä ainoa ero kirjoitettujen allekirjoitusten ja kynällä paperille allekirjoittamiseen liittyvien allekirjoitusten välillä on se, että ensimmäiselle kirjoitat nimesi dokumenttiin sähköisen laitteen kautta. Niitä kutsutaan myös sähköisiksi allekirjoituksiksi. Mutta oikeudellisen määritelmän mukaan kirjoitettu allekirjoitus tarkoittaa sähköistä prosessia, symbolia tai ääntä, joka liitetään tai liitetään loogisesti sopimukseen. Lakisanakirjan merkityksen perusteella se on tapa sopia sähköisesti ilman papereita. Mutta mikään kirjoitettu allekirjoitus ei ole laillinen. Sen on täytettävä tietyt vaatimukset, jotta sitä voidaan pitää laillisena, mikä tarkoittaa, että se todistaa sopimuksesi laillisuuden. Kuten monet ihmiset, sinulla voi olla vaikeuksia selvittää, ovatko kirjoitetut allekirjoitukset laillisesti sitovia. Onneksi ne ovat, mutta niiden laillisuutta säätelevä laki vaihtelee maittain.

Kirjoitettujen allekirjoitusten laillisuus

USA:n Electronic Signature and Records Association Actin mukaan sähköinen allekirjoitus tulee täysin lailliseksi vasta, kun kaikki osapuolet sopivat sen käytöstä. Lisäksi yhtenäisen sähköisen kaupankäynnin lain perusteella jokaisella osavaltiolla tulisi olla linjaus siitä, miten sähköisiä allekirjoituksia tulee käyttää. Tämä koskee myös Euroopan unionia. Mutta vaikka eri osavaltioissa ja maissa on lainsäädäntöä, on viisasta tehdä yksityiskohtaista tutkimusta verkossa ja tutkia asiaa tarkemmin . Vaihtoehtoisesti voit hakea yksityiskohtia ja selvennyksiä lakimiehiltä. Yhdysvalloissa lain luomiseen käytetään koneella kirjoitettuja allekirjoituksia. Sähköisen allekirjoituksen voi esittää myös oikeudessa todisteena. Yhdistyneessä kuningaskunnassa konekirjoitetut allekirjoitukset hyväksyttiin maan lain mukaisesti sähköisten allekirjoitusten säännösten mukaisesti vuonna 2002. Tämän lain mukaan sopimuksen ei tarvitse olla kirjallista allekirjoitusta. Jotta sopimus olisi pätevä, riittää, että kaikki osapuolet sopivat keskenään ja ymmärtävät sopimuksen perusteellisesti. Siksi koneella tehty allekirjoitus on todiste siitä, että kaikki osapuolet ovat hyväksyneet ehdot. EU:ssa konekirjoitetut allekirjoitukset hyväksyttiin oikeudellisesti sitoviksi sähköistä allekirjoitusta koskevan yhteisön puitedirektiivin myötä. Tämän direktiivin mukaan sähköistä allekirjoitusta ei voida hylätä pelkästään sillä tosiasialla, että se on luotu sähköisesti.

Kuinka tehdä kirjoittamistasi allekirjoituksista laillisesti päteviä

Kirjoitetun allekirjoituksen käyttäminen yrityksessäsi on laillista ja hyväksyttyä. Mutta jotta se olisi laillisesti pätevä, sinun on noudatettava seuraavia sääntöjä:

1. Todista, että allekirjoittaja halusi allekirjoittaa tarjoamalla vaihtoehtoja, kuten "Peruuta".
2. Todista, että allekirjoittaja halusi hoitaa liiketoimintansa sähköisesti. Varmista, että saat ennen allekirjoittamista allekirjoittajan suostumuksen, että hän hyväksyy kirjoitetun allekirjoituksen käytön liiketoimissasi tai sopimuksessasi. Paras tapa on myös antaa mahdollisuus allekirjoittaa paperilla ja antaa allekirjoittajan valita.
3. Anna allekirjoittajan kirjoittamalle allekirjoitukselle tietty attribuutti. Tallenna sähköpostin jälki, matkapuhelinnumero, aikaleima ja IP-osoite. Voidaan käyttää tunnistusjärjestelmää, kuten allekirjoittajien kaksivaiheista tunnistamista. Allekirjoittaja saattaa nähdä sen ylimääräisenä vaiheena, mutta se auttaa parantamaan allekirjoittajasi attribuutiostandardia.
4. Varmista, että liität allekirjoituksen allekirjoitettuun asiakirjaan tai liität siihen.

Jos täytät kaikki yllä olevat vaatimukset, kaikkia kirjoittamiasi allekirjoituksia kutsutaan oikeudellisesti sitoviksi. Mutta on tapauksia, joissa kirjoitettuja allekirjoituksia ei lasketa. Mietitkö miksi? Harkitse seuraavaa.

Milloin kirjoitetut allekirjoitukset katsotaan sopimattomiksi?

Kirjoitettuja allekirjoituksia ei oteta huomioon merkittävissä seremonioissa ja asiakirjoissa, kuten kuolin- tai syntymätodistus, avioero ja adoptio. Tarvitaan notaari tai useita todistajia. Myös kirjoitetut allekirjoitukset hylätään, jos allekirjoittajat eivät ole tietokonetaitoja.

Kirjoitettujen allekirjoitusten ymmärtäminen

Ei ole epäilystäkään siitä, että kirjoitetut allekirjoitukset ovat parantaneet yrityksiä ja auttaneet nopeuttamaan liiketoimia. Jotta sähköinen allekirjoituksesi tunnustetaan oikeudellisesti sitovaksi, sinun on täytettävä yllä selostetut ehdot. Mutta joissakin tietyissä asiakirjoissa ja tilaisuuksissa kirjoitettuja allekirjoituksia ei lasketa.