Cosa sono le firme digitate e sono legali?

Grazie all'avvento della tecnologia, sono lontani i tempi in cui le persone usavano l'inchiostro per firmare su carta rigida. Ora abbiamo le firme elettroniche, note anche come firme elettroniche o firme dattiloscritte . Il fatto che queste firme abbiano un timestamp, siano sicure, tracciabili e facciano risparmiare tempo e denaro le ha rese le preferite dalla comunità aziendale. Secondo le statistiche, le transazioni effettuate utilizzando le firme elettroniche sono salite alle stelle a 754 milioni di dollari negli ultimi cinque anni da 89 milioni di dollari. Anche se le firme dattiloscritte hanno aiutato ad accelerare e migliorare le aziende da circa 20 anni, non molte persone le capiscono. Questo articolo fornirà approfondimenti sul significato delle firme digitate e se sono legali o meno.

Cosa sono le firme digitate?

Per un laico, l'unica differenza tra le firme dattiloscritte e quelle che comportano la firma su carta usando una penna è che per le prime si scrive il proprio nome sul documento attraverso un dispositivo elettronico. Vengono anche chiamate firme elettroniche. Ma andando con la definizione legale, una firma digitata significa un processo elettronico, un simbolo o un suono che viene associato o allegato logicamente a un record di un contratto. Basato sul significato del dizionario di legge, è un modo per concordare elettronicamente senza utilizzare documenti. Ma nessuna firma digitata si qualifica come legale. Deve soddisfare alcune qualifiche per essere considerato legale, il che significa che dimostra la legittimità del tuo contratto. Come molte persone, potresti avere difficoltà a capire se le firme digitate sono legalmente vincolanti. Fortunatamente lo sono, ma la legge che regola la loro legalità varia da paese a paese.

La legalità delle firme dattiloscritte

Secondo l' Electronic Signature and Records Association Act degli Stati Uniti, una firma elettronica diventa completamente legale solo quando tutte le parti sono d'accordo per usarla. Inoltre, in base all'Uniform Electronic Transactions Act , ogni stato dovrebbe avere uno schema di come dovrebbero essere utilizzate le firme elettroniche. Questo vale anche per l'Unione Europea. Ma sebbene esista una legislazione in vari stati e paesi, è saggio fare ricerche dettagliate online e approfondire . In alternativa, puoi rivolgerti a consulenti legali per specifiche e chiarimenti. Negli Stati Uniti, le firme dattiloscritte vengono utilizzate per creare la legge. Puoi anche presentare una firma elettronica in tribunale come prova. Nel Regno Unito, le firme dattiloscritte sono state accettate ai sensi della legge del paese dai regolamenti sulle firme elettroniche nell'anno 2002. Secondo questa legge, non è obbligatorio che un contratto contenga una firma scritta. Perché un accordo sia valido, tutto ciò che serve è che tutte le parti si accordino reciprocamente e comprendano a fondo il contratto. Quindi una firma dattiloscritta costituisce come prova che tutte le parti coinvolte hanno accettato i termini. Nell'UE, le firme dattiloscritte sono state accettate come giuridicamente vincolanti attraverso una direttiva quadro comunitaria per la firma elettronica. Secondo questa direttiva, una firma elettronica non può essere rifiutata per il semplice fatto che è stata creata elettronicamente.

Come rendere legalmente valide le tue firme dattiloscritte

L'uso di una firma dattiloscritta nella tua attività è legale e accettato. Ma affinché sia legalmente valido, devi rispettare le seguenti regole:

1. Dimostra che il firmatario voleva firmare fornendo opzioni come "Annulla".
2. Dimostrare che il firmatario voleva svolgere la propria attività per via elettronica. Assicurati di ottenere il consenso del firmatario prima di firmare che accetti di utilizzare una firma digitata nelle transazioni o nel contratto commerciale. Il modo migliore è anche dare la possibilità di firmare su carta e consentire al firmatario di scegliere.
3. Fornire un attributo definito della firma digitata del firmatario. Registra una traccia e-mail, numero di cellulare, timestamp e indirizzo IP. Può essere utilizzato un sistema di identificazione come l'identificazione in due fasi per i firmatari. Il firmatario potrebbe vederlo come un passaggio aggiuntivo, ma aiuta a migliorare lo standard di attribuzione del firmatario.
4. Assicurati di connettere o associare la firma al documento firmato.

Se soddisfi tutti i requisiti di cui sopra, tutte le tue firme digitate vengono definite legalmente vincolanti. Ma ci sono casi in cui le firme dattiloscritte non contano. Ti stai chiedendo perché? Considera quanto segue.

Quando le firme dattiloscritte sono percepite inappropriate?

In caso di cerimonie e documenti significativi come certificati di morte o nascita, divorzio e adozione, le firme dattiloscritte non vengono prese in considerazione. Occorrono un notaio o più testimoni. Anche le firme digitate vengono respinte se i firmatari non sono esperti di computer.

Comprensione delle firme digitate

Non c'è dubbio che le firme dattiloscritte hanno migliorato le aziende e aiutato ad accelerare le transazioni commerciali. Affinché la tua firma elettronica venga riconosciuta come legalmente vincolante, devi soddisfare le condizioni spiegate sopra. Ma per alcuni documenti e occasioni particolari, le firme dattiloscritte non contano.