Czym są podpisy maszynowe i czy są legalne?

Dzięki pojawieniu się technologii dawno minęły czasy, kiedy ludzie używali atramentu do podpisywania na twardym papierze. Mamy teraz podpisy elektroniczne, znane również jako e-podpisy lub podpisy maszynowe . Fakt, że te podpisy są oznaczane znacznikiem czasu, są bezpieczne, identyfikowalne i oszczędzają zarówno czas, jak i pieniądze, sprawił, że stały się ulubionym produktem społeczności biznesowej. Według statystyk, transakcje dokonywane przy użyciu podpisów elektronicznych wzrosły do 754 milionów dolarów w ciągu ostatnich pięciu lat z 89 milionów dolarów. Mimo że podpisy maszynowe pomagały w przyspieszeniu i usprawnieniu działalności od około 20 lat, niewiele osób je rozumie. Ten artykuł zapewni wgląd w znaczenie podpisów maszynowych i czy są one legalne.

Co to są podpisy maszynowe?

Dla laika jedyną różnicą między podpisami maszynowymi a podpisami na papierze za pomocą długopisu jest to, że w przypadku tych pierwszych wpisujesz swoje imię i nazwisko na dokumencie za pomocą urządzenia elektronicznego. Nazywa się je również podpisami elektronicznymi. Ale idąc z definicją prawną, podpis maszynowy oznacza elektroniczny proces, symbol lub dźwięk, który jest powiązany lub logicznie dołączany do zapisu umowy. Opierając się na znaczeniu ze słownika prawniczego, jest to sposób uzgadniania drogą elektroniczną bez użycia dokumentów. Ale żaden wpisany podpis nie kwalifikuje się jako legalny. Musi spełniać pewne kwalifikacje, aby zostać uznanym za legalny, co oznacza, że świadczy o legalności Twojej umowy. Podobnie jak wiele osób, możesz mieć trudności z ustaleniem, czy podpisy maszynowe są prawnie wiążące. Na szczęście są, ale prawo regulujące ich legalność różni się w zależności od kraju.

Legalność podpisów maszynowych

Zgodnie z amerykańską ustawą o stowarzyszeniu Electronic Signature and Records Association , podpis elektroniczny staje się w pełni legalny tylko wtedy, gdy wszystkie strony wyrażą zgodę na jego użycie. Dodatkowo, w oparciu o Jednolitą Ustawę o Transakcjach Elektronicznych , każde państwo powinno mieć zarys, w jaki sposób należy korzystać z podpisów elektronicznych. Dotyczy to również Unii Europejskiej. Ale chociaż istnieją przepisy prawne w różnych stanach i krajach, mądrze jest przeprowadzić szczegółowe badania online i dalej badać . Alternatywnie możesz skorzystać z usług radców prawnych w celu uzyskania szczegółowych informacji i wyjaśnień. W USA do tworzenia prawa używa się podpisów maszynowych. Jako dowód możesz również przedstawić e-podpis w sądzie. W Wielkiej Brytanii podpisy maszynowe zostały zaakceptowane zgodnie z ustawą krajową przez przepisy dotyczące podpisów elektronicznych z 2002 roku. Zgodnie z tą ustawą nie jest konieczne, aby umowa zawierała pisemny podpis. Aby umowa była ważna, wystarczy, że wszystkie strony uzgodnią się wzajemnie i dokładnie zrozumieją umowę. W związku z tym podpis na maszynie stanowi dowód, że wszystkie zaangażowane strony zgodziły się na warunki. W UE podpisy maszynowe zostały zaakceptowane jako prawnie wiążące poprzez wspólnotową dyrektywę ramową w sprawie podpisu elektronicznego. Zgodnie z tą dyrektywą podpis elektroniczny nie może zostać odrzucony przez sam fakt, że został stworzony elektronicznie.

Jak sprawić, by Twoje podpisy były prawnie ważne?

Używanie podpisu maszynowego w Twojej firmie jest legalne i akceptowane. Ale aby było to prawnie ważne, musisz przestrzegać następujących zasad:

1. Udowodnij, że osoba podpisująca chce się podpisać, udostępniając opcje takie jak „Anuluj”.
2. Udowodnij, że sygnatariusz chciał prowadzić swoją działalność drogą elektroniczną. Przed podpisaniem upewnij się, że uzyskałeś zgodę osoby podpisującej, że zgadza się ona na użycie podpisu maszynowego w transakcjach biznesowych lub umowie. Najlepszym sposobem jest również umożliwienie podpisu na papierze i umożliwienie podpisującemu wyboru.
3. Podaj określony atrybut podpisu podpisującego. Zapisz ślad e-mail, numer telefonu komórkowego, znacznik czasu i adres IP. Można zastosować system identyfikacji, taki jak dwustopniowa identyfikacja sygnatariuszy. Osoba podpisująca może postrzegać to jako dodatkowy krok, ale pomaga to poprawić standard atrybucji osoby podpisującej.
4. Upewnij się, że łączysz lub kojarzysz podpis z podpisanym dokumentem.

Jeśli spełniasz wszystkie powyższe wymagania, wszystkie Twoje wpisane podpisy zostaną uznane za prawnie wiążące. Ale zdarzają się przypadki, gdy wpisane podpisy się nie liczą. Zastanawiasz się dlaczego? Rozważ następujące.

Kiedy podpisy maszynowe są postrzegane jako nieodpowiednie?

W przypadku ważnych ceremonii i dokumentów, takich jak akty zgonu lub urodzenia, rozwód i adopcja, wpisane podpisy nie są brane pod uwagę. Wymagany jest notariusz lub kilku świadków. Wpisane podpisy są również odrzucane, jeśli podpisujący nie potrafią posługiwać się komputerem.

Zrozumienie podpisów maszynowych

Nie ma wątpliwości, że podpisy maszynowe usprawniły biznes i pomogły w przyspieszeniu transakcji biznesowych. Aby Twój podpis elektroniczny został uznany za prawnie wiążący, musisz spełnić opisane powyżej warunki. Ale w przypadku niektórych konkretnych dokumentów i okazji nie liczą się wpisane podpisy.