Què són les signatures mecanografiades i són legals?

Gràcies a l'arribada de la tecnologia, els dies en què la gent solia utilitzar tinta per signar en paper dur ha quedat lluny. Ara tenim signatures electròniques, també conegudes com a signatures electròniques o signatures mecanografiades . El fet que aquestes signatures tinguin un segell de temps, siguin segures, traçables i estalviïn temps i diners, les ha convertit en les preferides de la comunitat empresarial. Segons les estadístiques, les transaccions realitzades amb signatures electròniques s'han disparat fins als 754 milions de dòlars en els últims cinc anys, passant dels 89 milions de dòlars. Tot i que les signatures mecanografiades han ajudat a accelerar i millorar les empreses des de fa uns 20 anys, poca gent les entén. Aquest article proporcionarà informació sobre el significat de les signatures mecanografiades i si són legals o no.

Què són les signatures mecanografiades?

Per a un profà, l'única diferència entre les signatures mecanografiades i les que impliquen la signatura en paper amb un bolígraf és que, per al primer, escriviu el vostre nom al document mitjançant un dispositiu electrònic. També s'anomenen signatures electròniques. Però seguint la definició legal, una signatura mecanografiada significa un procés electrònic, símbol o so que s'associa o s'adjunta lògicament a un registre d'un contracte. Segons el significat del diccionari de dret, és una manera d'acordar electrònicament sense utilitzar papers. Però cap signatura mecanografiada no es considera legal. Ha de reunir alguns requisits per ser considerat legal, és a dir, que demostra la legitimitat del seu contracte. Com moltes persones, és possible que tingueu problemes per esbrinar si les signatures mecanografiades són legalment vinculants o no. Afortunadament, ho són, però la llei que regula la seva legalitat difereix entre els països.

La legalitat de les signatures mecanografiades

D'acord amb l' Electronic Signature and Records Association Act dels EUA, una signatura electrònica esdevé totalment legal només quan totes les parts estan d'acord per utilitzar-la. A més, segons la Llei uniforme de transaccions electròniques , cada estat hauria de tenir un esquema de com s'han d'utilitzar les signatures electròniques. Això també s'aplica a la Unió Europea. Però tot i que hi ha legislació en diversos estats i països, és aconsellable fer una investigació detallada en línia i investigar més a fons . Alternativament, podeu sol·licitar serveis d'assessorament legal per obtenir més informació i aclariments. Als EUA, les signatures mecanografiades s'utilitzen per crear lleis. També podeu presentar una signatura electrònica al tribunal com a prova. Al Regne Unit, les signatures mecanografiades van ser acceptades en virtut de la Llei del país per la normativa de signatures electròniques l'any 2002. D'acord amb aquesta Llei, no és obligatori que un contracte consisti en una signatura escrita. Perquè un acord sigui vàlid, només cal que totes les parts estiguin d'acord mútuament i entenguin el contracte a fons. Per tant, una signatura mecanografiada constitueix una prova que totes les parts implicades han acceptat els termes. A la UE, les signatures mecanografiades es van acceptar com a vinculants legalment mitjançant una directiva marc comunitària per a la signatura electrònica. Segons aquesta directiva, una signatura electrònica no pot ser rebutjada pel simple fet de ser creada electrònicament.

Com fer que les vostres signatures mecanografiades siguin legalment vàlides

L'ús d'una signatura mecanografiada a la vostra empresa és legal i acceptat. Però perquè sigui vàlid legalment, heu de complir les normes següents:

1. Proveu que el signant volia signar proporcionant opcions com "Cancel·la".
2. Demostrar que el signant volia fer el seu negoci electrònicament. Assegureu-vos d'obtenir el consentiment del signant abans de signar que accepten utilitzar una signatura mecanografiada en les vostres transaccions comercials o contracte. La millor manera també és donar l'opció de signar en paper i permetre que el signant pugui triar.
3. Doneu un atribut definit de la signatura mecanografiada del signant. Enregistreu una ruta de correu electrònic, un número de telèfon mòbil, una marca de temps i una adreça IP. Es pot utilitzar un sistema d'identificació com la identificació en dos passos per als signants. El signant pot veure-ho com un pas addicional, però ajuda a millorar l'estàndard d'atribució del signant.
4. Assegureu-vos de connectar o associar la signatura amb el document signat.

Si compliu tots els requisits anteriors, totes les vostres signatures mecanografiades es consideraran legalment vinculants. Però hi ha incidències quan les signatures mecanografiades no compten. Et preguntes per què? Considereu el següent.

Quan es perceben que les signatures mecanografiades són inadequades?

En els casos de cerimònies i documents significatius, com ara certificats de defunció o naixement, divorci i adopció, no es tenen en compte les signatures mecanografiades. Es requereix un notari o diversos testimonis. Les signatures escrites també es rebutgen si els signants no tenen coneixements informàtics.

Entendre les signatures mecanografiades

No hi ha dubte que les signatures mecanografiades han millorat les empreses i han ajudat a accelerar les transaccions comercials. Perquè la vostra signatura electrònica es reconegui legalment vinculant, heu de complir les condicions explicades anteriorment. Però per a alguns documents i ocasions particulars, les signatures mecanografiades no compten.