Soluții eSignature: Ghidul complet

Semnăturile electronice au apărut din necesitatea de a colecta consimțământul într-un mod mai eficient și mai prietenos cu digitalul. Ele au existat într-o formă oarecare de câteva decenii, dar abia în anul 2000, semnătura electronică a câștigat în cele din urmă același statut legal ca și semnăturile umed tradiționale. Din acel moment, orice ar putea face semnăturile umede, semnăturile electronice ar putea face mai bine. Astăzi, companiile dintr-o gamă largă de industrii, inclusiv finanțare auto, juridică, asistență medicală, asigurări și servicii bancare, se bazează pe semnăturile electronice pentru a colecta fără efort consimțământul clienților . [COVID-19 Update:] Semnăturile electronice sunt un instrument esențial pentru a ajuta la finalizarea tranzacțiilor importante (chiar și a formularelor medicale de testare a coronavirusului) atunci când clienții sunt blocați în casele lor. Prin simplificarea, mobilizarea și ghidarea finalizării semnăturii electronice, companiile își pot deservi în mod optim clienții în aceste perioade incerte. Această pagină este un ghid cuprinzător pentru semnături și vă va ajuta să înțelegeți despre ce este, cum să creați una, cum funcționează, avantajele sale, legalitatea, cazul de utilizare specific industriei și multe altele.

Cuprins

1. Ce este o semnătură electronică?
2. Cum funcționează semnăturile electronice?
3. Cum se completează semnăturile electronice
4. Care sunt avantajele semnăturilor electronice?
5. Cum să alegeți și să implementați o soluție de semnătură electronică
6. Considerații juridice
7. API-uri eSignature
8. Aprofundarea industriei nr. 1: Asistența medicală.
9. Aprofundarea industriei nr. 2: asigurări.
10. Scufundare profundă în industrie nr. 3: Bancar.
11. FAQ
12. Modele de prețuri eSignature
13. Concluzie

Ce este o semnătură electronică?

O semnătură electronică este, la fel ca o semnătură tradițională pe hârtie, o demonstrație obligatorie din punct de vedere juridic a acordului unui client cu conținutul unui contract, formular sau document. Dar aici se termină asemănările. Semnăturile tradiționale necesită pregătirea formularelor, tipărirea lor și solicitarea unei persoane să semneze fizic. În multe cazuri, implică activități precum trimiterea de documente prin poștă sau fax sau necesită vizite în persoană într-o locație pentru a le efectua. Problema este că, în lumea din ce în ce mai digitală de astăzi, nu mai este acceptabil ca companiile să deranjeze clienții și să le solicite să facă tot posibilul pentru a efectua o tranzacție simplă, cum ar fi semnarea unei hârtie. Semnăturile tradiționale nu mai sunt suficiente pentru companiile în care eficiența este din ce în ce mai prioritară Semnăturile electronice le permit să reducă timpul prețios pierdut cu imprimarea, trimiterea și așteptarea pentru a primi documente semnate. Clienții pot oferi cu ușurință consimțământul prin glisarea unui deget sau a unei semnături tastate și chiar și a captura legal o semnătură electronică pe un iPhone sau pe un dispozitiv mobil. Semnăturile electronice trebuie să respecte unele principii de bază pentru a fi considerate valide din punct de vedere juridic. Pentru a fi o semnătură electronică valabilă din punct de vedere legal, aceștia trebuie să:

1. 1. Demonstrați că semnatarii sunt cine pretind că sunt (mijloacele de verificare a identității pot diferi de la o companie la alta)
   2. Intențiile semnatarilor de a semna sunt surprinse (de exemplu, este prezentă și o opțiune de a nu fi de acord)
   3. Autenticitatea semnăturilor poate fi verificată în mod independent (de exemplu, prin intermediul hârtiei digitale, marca temporală sau adresa IP)

Prin îndeplinirea criteriilor de mai sus, semnăturile electronice servesc ca o modalitate obligatorie din punct de vedere legal de a aduna consimțământul clienților , fără documente fizice greoaie.

Cum funcționează semnăturile electronice?

Semnăturile electronice (cel puțin cele legale) funcționează prin utilizarea unui sistem de semnătură digitală, prin utilizarea infrastructurii cu chei publice ( PKI ). Un PKI este un sistem care permite gestionarea în siguranță a semnăturilor digitale electronice prin crearea unei perechi de chei: o cheie privată și o cheie publică. Cheia privată, după cum sugerează și numele, nu este vizibilă pentru alții și este folosită doar de semnatarul documentului. Cheia publică este partajată cu oricine trebuie să valideze autenticitatea semnăturii electronice. PKI asigură, de asemenea, îndeplinirea cerințelor suplimentare, cum ar fi autoritatea de certificare ( CA ), care este guvernată de organizații cărora li se încredințează menținerea integrității securității cheii. Atunci când un semnatar furnizează o semnătură electronică , se creează un hash criptografic pentru formular sau document, care servește ca amprentă digitală unică. Cheia privată a expeditorului preia apoi hash-ul criptografic și îl criptează, apoi îl stochează într-o cutie HSM securizată. Este adăugat în document și trimis destinatarului cu cheia publică a expeditorului. Folosind certificatul de cheie publică al expeditorului, destinatarul poate decripta hash-ul criptat. La capătul destinatarului, este generat un nou hash criptografic. Cele două hashuri sunt comparate pentru a valida autenticitatea și pentru a demonstra că nu a avut loc nicio manipulare.

Cum se completează semnăturile electronice

În timp ce toate semnăturile electronice (sau semnăturile dactilografiate ) sunt invariabil un pas înainte față de semnăturile umed tradiționale, unele oferă o valoare mai mare decât altele. Cele mai eficiente soluții eSignature pun smartphone-urile în centrul tranzacției, deoarece acestea sunt singurul mediu la care au acces aproape toți clienții , oriunde s-ar afla. Aceste soluții de semnătură electronică funcționează trimițând clienților un link pentru mesaje text (sau e-mail) către un mediu mobil. Aceștia sunt pașii pentru a finaliza majoritatea semnăturilor:

1. Oferirea accesului semnatarilor la documente
2. Autentificarea identităților semnatarilor
3. Prezentați documentele în timp ce îndepliniți cerințele de conformitate ( HIPAA , TILA etc.)
4. Capturați date de la participanți și/sau încărcați documente în momentul semnării (dacă este cazul)
5. Opțional, verificați din nou identitatea semnatarului în momentul semnării
6. Stabiliți intenția și capturați consimțământul prin actul semnării electronice
7. Oferiți posibilitatea de a introduce documente suplimentare în tranzacție (dacă este cazul)
8. Livrați documentele finale semnate electronic tuturor părților

Care sunt avantajele semnăturilor electronice optimizate pentru mobil?

Soluțiile de semnătură electronică de prima generație se bazează în principal pe trimiterea prin e-mail clienților de PDF-uri cu capabilități de semnătură electronică încorporate. Problema este că nu sunt optimizate pentru mobil , ceea ce face dificilă semnarea clienților fără acces imediat la computer. Până când au acces la computer, a trecut un timp prețios. În acest timp, este posibil ca e-mailul să se fi pierdut sau uitat, iar interesul clienților s-ar putea chiar să se fi schimbat. Pe de altă parte, soluțiile mobile eSignature oferă o mulțime de beneficii companiilor care le folosesc. Asta pentru ca sunt:

• Instantaneu : Clienții sunt rugați prin mesaj text să își dea consimțământul în momentul în care interesul lor este la apogeu. Nu trebuie să aștepte e-mailuri, să descarce aplicații enervante sau să-și scaneze semnăturile fizice – toate acestea fiind bariere în calea afacerii.
• Recunoscut din punct de vedere legal: cele mai recente soluții de semnătură electronică depășesc standardele înalte ale Legii ESIGN , ale Legii uniforme privind tranzacțiile electronice și ale altor cerințe legale.
• Integrat : soluțiile moderne de semnătură electronică pot fi integrate perfect în CRM-urile, fluxurile de lucru și aplicațiile terțe ale companiilor prin intermediul unui API. Acest lucru face integrarea ușoară și fără efort și promovează adoptarea cu succes a angajaților.
• Semnează o dată : clienții își pot desena sau introduce semnătura o singură dată și pot apăsa pentru a o adăuga în alte locuri necesare din document.
• Impermeabil : companiile care se ocupă de securitate beneficiază de o înregistrare creată automat, marcată de timp a tuturor activităților, cu o pistă de audit completă. Acest lucru permite conformitatea totală și elimină expunerea la riscul legal.
• Ghidat de agent : agenții pot ghida clienții prin procesul lor de semnătură electronică în timp real prin conversație telefonică, asigurându-se că semnează corect de prima dată.
• Flexibil : Cele mai bune semnături electronice pun experiența mobilă în centrul atenției pentru a satisface stilul de viață din mers al clientului modern. Dar permit utilizarea flexibilă prin alte canale. De asemenea, companiile pot oferi clienților lor opțiunea de a-și furniza semnătura prin alte canale și dispozitive, inclusiv e-mail, site-ul web al companiei, Alexa, IVR sau terminale din magazin.

Adoptarea semnăturilor electronice continuă să crească vertiginos datorită acestor beneficii cruciale. Potrivit unui raport al MarketsandMarkets, se estimează că piața semnăturilor electronice va crește de la 1,2 miliarde de dolari în 2018 la 5,5 miliarde de dolari până în 2023. Aceasta reprezintă un CAGR de 36,% în perioada de cinci ani. Este foarte probabil ca cea mai rapidă creștere din sector să vină în special din semnăturile electronice optimizate pentru mobil.

Cum să alegeți și să implementați o soluție de semnătură electronică

Companiile interesate să implementeze semnăturile electronice în fluxurile lor de lucru vor găsi pe piață o mulțime de opțiuni și instrumente. Pentru ajutor în alegerea unei soluții de semnătură electronică, consultați acest ghid . Iată pașii principali care trebuie urmați în etapa incipientă a alegerii unei soluții eSignature:

1. Evaluați nevoile companiei : Câte contracte, acorduri sau documente necesită semnarea în fiecare zi? Companiile mai mici care gestionează mai puține tranzacții cu clienții în mod regulat pot fi capabile să se descurce cu o soluție rudimentară. De exemplu, adăugarea unei linii de semnătură într-un fișier Microsoft Word sau Excel. PDF-urile cu linii de semnătură încorporate sunt, de asemenea, o opțiune. Dar întreprinderile mari și IMM-urile vor câștiga probabil mai multă utilitate din soluțiile intuitive de eSignature optimizate pentru mobil, care gestionează eficient și ușor numeroase tranzacții ale clienților.
2. Luați în considerare cazurile dvs. de utilizare : toți angajații dvs. orientați către clienți vor fi obligați să învețe și să utilizeze instrumentul eSignature? Sau doar anumite departamente? Ce tipuri de tranzacții impun clienților să furnizeze o semnătură –– onboarding, primirea diferitelor servicii, modificări ale contractelor existente sau altceva? Acest lucru va permite companiilor să determine câți angajați în care roluri necesită acces la o platformă eSignature și să planifice în consecință.
3. Asigurați o implementare fără probleme : odată ce o companie a selectat cea mai bună soluție eSignature pentru nevoile sale, trebuie să se asigure că procesul de implementare decurge fără probleme. Acest lucru necesită evaluarea compatibilității și integrării cu sistemele existente, asigurarea faptului că soluția este integrată într-o manieră conformă și gestionarea considerațiilor de infrastructură.

De exemplu, cum oferă furnizorul de semnătură electronică suport API? Soluția eSignature ar trebui să fie on-premise sau în cloud? Considerațiile legate de personal sunt, de asemenea, cheie. Ce părere au personalul companiei, de la prima linie până la CEO, despre noua soluție eSignature și despre transformarea digitală în general? Dacă toată lumea este de acord și entuziasmată, implementarea cu succes este mult mai ușoară. La nivel practic, cum va fi instruit personalul pentru a utiliza noua tehnologie și când se poate aștepta ca aceștia să fie competenți? Aceste întrebări și multe altele pot ajuta la ghidarea procesului. Este deosebit de important să se ia în considerare experiența de semnare atât a expeditorului, cât și a destinatarului sau destinatarilor într-un scenariu cu semne multiple .

eSignature Considerații juridice

Deși semnăturile electronice există de zeci de ani, mulți oameni încă se întreabă: „ Sunt semnăturile electronice legale ?” Multe jurisdicții au susținut că semnăturile electronice sunt la fel de obligatorii din punct de vedere juridic ca semnăturile umede, atâta timp cât respectă criteriile generale discutate mai devreme. De asemenea, este important să luați în considerare diferitele aspecte legale ale semnăturilor electronice care se referă la geolocalizare. Chiar dacă semnăturile electronice sunt acceptate în întreaga lume, fiecare regiune și țară are propriile sale cadre de utilizare. Această secțiune va aborda specificul Statelor Unite, al Regatului Unit și al Uniunii Europene.

Semnături electronice în SUA

În SUA, acceptarea legală a semnăturilor electronice se bazează pe două acte principale: Legea uniformă privind tranzacțiile electronice (UETA) și Legea federală privind semnăturile electronice în comerțul global și național (ESIGN). Ambele acte au fost adoptate în anul 2000. Atât ESIGN, cât și UETA notează cinci elemente principale care fac o semnătură electronică obligatorie din punct de vedere juridic:

1. Valabilitate : Semnăturile și înregistrările care sunt create electronic au aceeași greutate și import ca și versiunile tradiționale de hârtie și cerneală. Doar pentru că o semnătură a fost înregistrată electronic nu înseamnă că poate deveni invalidată.
2. Consimțământ : Persoana care semnează trebuie să își dea consimțământul pentru utilizarea unei semnături electronice. Aceasta implică să le facă anumite dezvăluiri înainte de a semna.
3. Intenție : la fel ca o semnătură umedă, o semnătură electronică cere ca persoana care semnează să aibă intenția de a semna documentul. Ei trebuie să fie de acord cu ceea ce este scris în documentul pe care îl semnează și să înțeleagă pe deplin efectul semnăturii lor.
4. Înregistrare : o semnătură electronică trebuie să fie însoțită de o înregistrare care să precizeze că aceasta este o semnătură electronică și nu una fizică.
5. Integritatea datelor : la fel ca un document pe hârtie, înregistrările care au fost semnate electronic trebuie păstrate în siguranță împotriva falsificării, modificării sau pierderii neintenționate a datelor.

În SUA, documentele care au fost semnate electronic sunt acceptate în aproape toate situațiile. Aceasta include interacțiunile B2B, B2C și C2C, precum și interacțiunile dintre guvern și companii sau persoane fizice.

Semnături electronice în Marea Britanie

La fel ca ESIGN și UETA, Legea privind comunicațiile electronice din Regatul Unit din 2000 a confirmat că un acord nu poate fi invalidat doar pentru că semnătura este una electronică. Semnăturile electronice au fost acceptate în Regatul Unit în temeiul Electronic Signatures Regulations Act în 2002. Conform legislației engleze, un contract valabil nu necesită neapărat o semnătură scrisă, atâta timp cât ambele părți au înțelegere deplină a contractului și au ajuns la un acord reciproc. În acest caz, o înregistrare electronică – precum o semnătură electronică – este o dovadă acceptabilă că ambele părți au fost de acord cu documentul. Acestea sunt semnături electronice standard sau SES. Un SES nu este văzut ca având aceeași greutate ca o semnătură scrisă de mână, dar legea britanică acceptă un anumit tip de semnătură electronică ca fiind egal cu unul scris de mână. Aceste semnături electronice sunt denumite semnături electronice calificate (QES) sau semnături electronice avansate (AES). Un AES este:

• Conectat unic cu persoana care semnează
• Identifică persoana care a semnat-o
• Creat folosind un proces care poate fi accesat numai de semnatar
• Legat de alte date, deci dacă pot fi detectate modificări sau modificări

Un QES este:

• Un anumit tip de semnătură digitală care a fost aprobat de guvern
• Creat folosind un dispozitiv securizat de creare a semnăturii
• Acceptat ca echivalent cu o semnătură de mână în toate condițiile legale

În Marea Britanie, semnăturile electronice standard sunt acceptate pe majoritatea documentelor, inclusiv documentele de resurse umane, contractele de muncă, acordurile comerciale, documentele de vânzare, contractele de închiriere scurte, garanțiile și contractele de împrumut. Alte documente necesită QES sau AES. Există, totuși, unele documente care mai trebuie semnate de mână, printre care:

• Unele documente de drept al familiei, cum ar fi contractele prenupțiale și acordurile de separare
• Acte imobiliare, cum ar fi transferul titlului de proprietate, ipoteca legală și eliberarea unei ipoteci
• Majoritatea contractelor de leasing
• HM documente vamale și fiscale

Semnăturile electronice în UE

În 2000, UE a acceptat semnăturile electronice ca fiind obligatorii din punct de vedere juridic prin Directiva privind un cadru comunitar pentru semnătura electronică ( Directiva privind semnătura electronică ). Aceasta a confirmat că o semnătură electronică nu poate fi respinsă doar pe motiv că a fost creată electronic. Multe țări europene împărtășesc abordarea Marii Britanii de a accepta contractele ca fiind obligatorii din punct de vedere juridic, fără o semnătură de mână. În 2015, legislația UE a înlocuit Directiva privind semnătura electronică din 2000 cu Regulamentul (UE) nr. 910/2014, denumit de obicei eIDAS. eIDAS a declarat că există trei tipuri de semnături electronice – SES, AES și QES, la fel ca în Marea Britanie. Semnătura electronică standard (SES) este acceptată pentru majoritatea contractelor și documentelor, inclusiv contracte de muncă, comenzi de cumpărare, facturi, contracte de vânzare, licențe software și documente imobiliare. Un SES este acceptat în situații B2B, B2C și C2C. AES sau QES sunt acceptate pentru majoritatea documentelor de judecată, contracte de împrumut de credit de consum și contracte de închiriere rezidențiale și comerciale. La fel ca în SUA și Marea Britanie, există doar câteva situații în care doar o semnătură scrisă de mână va funcționa. Acestea includ:

• Contracte de transfer sau cumpărare de bunuri imobiliare
• Contracte de căsătorie
• Notificări de încetare a resurselor umane
• Înființarea unei societăți cu răspundere limitată

Este important să rețineți că fiecare membru al UE are propriul set de cerințe pentru semnăturile electronice.

eSignature API

API-urile eSignature permit companiilor să vândă și să-și servească clienții imediat, eficient și eficient din orice punct de contact. Cu o funcționalitate puternică, inclusiv colectarea documentelor, partajarea fișierelor, completarea dinamică a formularelor și semnăturile electronice instantanee, companiile pot oferi soluții robuste de autoservire companiilor care deservesc clienții aflați în mișcare. Clienții pot fi vânduți sau serviți mai eficient atunci când platforma eSignature este preconfigurată, de exemplu eSignature pentru utilizatorii Salesforce . Iată câteva dintre cele mai comune integrări:

• Fluxuri de lucru existente
• CRM
• Barele de instrumente ale agenților
• Aplicații de afaceri terță parte
• Barele de instrumente ale centrului de apeluri ale agenților

Soluțiile e-Signature pot permite, de asemenea, etichetarea albă, permițându-le să fie integrate în interfață, în timp ce apar ca o capacitate nativă.

Explorări profunde în industria semnăturilor electronice

Semnături electronice conforme cu HIPAA pentru asistență medicală

Industria sănătății este renumită pentru că necesită o cantitate mare de formulare, documente și semnături. Potrivit unei analize efectuate de Harvard Medical School, City University of New York la Hunter College și University of Ottawa, 34% din toate costurile medicale din SUA, inclusiv vizitele la medic și asigurările de sănătate, provin din documente. Un spital obișnuit păstrează 45 de milioane de formulare și documente individuale pe hârtie, care trebuie să fie toate stocate într-un mod extrem de sigur, dar ușor de căutat. În timp ce majoritatea spitalelor utilizează un sistem electronic de administrare a pacienților (PAS), sistemul rămâne în general izolat de alte sisteme spitalicești și nu este adesea folosit de medici. O altă problemă este că informațiile cheie ale pacientului sunt adesea inaccesibile atunci când sunt implicați mai mulți medici din cauza notițelor pe hârtie. În cele din urmă, chiar dacă documentele medicale sunt scanate, originalele sunt încă păstrate din motive de conformare percepută și legale. Nimic din toate acestea nu ar trebui să fie o surpriză, deoarece sistemul de asistență medicală din SUA este extrem de complex, cu reguli complicate despre coplăți și acoperire și o interacțiune delicată între pacienți, medici, spitale și companii de asigurări. Toate aceste cheltuieli administrative au ca rezultat o umflare semnificativă. Soluțiile eSignature, împreună cu documentele electronice și colectarea formularelor, sunt exact ceea ce a comandat medicul. Au redus semnificativ timpul necesar personalului administrativ al spitalului pentru a-l petrece urmărind pacienții pentru a furniza formulare pe hârtie, îl pun pe pacient (posibil imobilizat la pat sau foarte bolnav) să semneze fizic formularele, apoi le scanează și le stochează manual într-un fișier. Iată câteva dintre principalele modalități de semnătură electronică la furnizorii de beneficii de asistență medicală:

1. Formularele și documentele pe hârtie existente pot fi convertite automat în forme digitale semnabile, care pot fi arhivate digital.
2. Experiența clienților este îmbunătățită, deoarece pacienții nu sunt frământați pentru documente fizice și semnături în timpul vulnerabilității lor.
3. Timpul prețios al personalului este conservat deoarece scanarea manuală a documentelor EHR nu mai este necesară: formularele de asistență medicală pot fi generate instantaneu și precompletate cu informații despre pacient.
4. Medicii și asistentele pot avea încredere că au întotdeauna cea mai actualizată versiune a oricărui document sau formular este necesar.
5. Soluțiile de top eSignature sunt compatibile cu HIPAA .

Prin adoptarea unei soluții de semnătură electronică, furnizorii de servicii medicale conștienți de conformitate se pot asigura că confidențialitatea și eficiența datelor coexistă fără nicio tensiune.

Semnături electronice pentru asigurări

Cererile de asigurare simplificate, reînnoiri și procese de reclamație ( FNOL ) sunt piatra de temelie a unei afaceri de asigurări de succes. Din păcate, multe companii de asigurări suferă în continuare de procese ineficiente care le impun să urmărească clienții pentru documente justificative, documente corecte care nu sunt în stare bună (NIGO) și aprobări ale polițelor. Acest dus și înapoi nesfârșit mărește costurile operaționale, întârzie înscrierile și revendicările și îi lasă pe clienții și agenții tăi frustrați și nemulțumiți. Semnăturile electronice pot simplifica și automatiza înscrierile, modificările și reclamațiile la asigurări. Clienții pot trimite toate informațiile și documentele necesare pentru a procesa cererea sau reclamația și pot accepta termenii politicii în timp real. Iată principalele beneficii ale soluțiilor eSignature pentru companiile de asigurări :

1. Semnăturile electronice reduc costurile de tranzacție ale politicilor obligatorii și ale procesării cererilor.
2. Estimări recente arată că simpla digitalizare a contractelor, politicilor și semnăturilor economisește 15 USD pe tranzacție doar pe hârtie, fax, scanare.
3. Îndrumând clienții prin procesul de semnare, asigurătorii văd ratele de finalizare crescând, deoarece interesul clienților este la apogeu
4. Cu procedurile de înscriere ghidate de agent, asigurătorii se pot asigura că clienții completează documentația și semnăturile în acest moment și pot aborda orice probleme sau îndoieli persistente.
5. Soluționarea mai rapidă a daunelor duce la o echipă de reclamații mai productivă și la rate îmbunătățite de reținere după revendicări
6. Părțile de audit inviolabile documentează exact unde și când clienții optează pentru condițiile de acoperire, astfel încât asigurătorii să fie siguri de conformitatea lor și să nu mai fie nevoiți să discute acuzațiile că „nu li s-a arătat acea dezvăluire” sau „au renunțat la această acoperire.

Procesele simplificate de semnătură electronică permit echipelor de asigurări să accelereze procesele de vânzări și reclamații în domeniile principale ale afacerii, făcându-le o investiție esențială.

eSignature pentru Banking

Atât băncile comerciale, cât și cele comerciale petrec o cantitate disproporționată de timp procesând documentele, inclusiv urmărind clienții pentru a-și oferi consimțământul. Acesta este un domeniu major de îngrijorare pentru bănci, deoarece multe procese necesită semnături, inclusiv deschiderea de cont (onboarding) , cererile de credit ipotecar, împrumuturile personale, cum ar fi împrumuturile pentru semnături și gestionarea averii. Chiar și modificările acordurilor existente, cum ar fi amânarea împrumutului și cererile de toleranță necesită semnarea și depunerea documentelor și formularelor. Băncile se confruntă cu timpi și rate de abandon și mai mari atunci când sunt necesare semnături multiple pentru a finaliza o tranzacție. Acesta este un scenariu comun atât pentru clienții de servicii bancare cu amănuntul, cum ar fi soții cu un cont bancar comun, cât și pentru clienții de servicii bancare comerciale, cum ar fi organizațiile cu mai multe părți interesate. Este destul de dificil să convingi o persoană să semneze documente bancare fizice în timp util; este exponențial mai dificil atunci când sunt implicați mai mulți semnatari și este necesară coordonarea programelor.

Beneficiile utilizării semnăturilor electronice în domeniul bancar

Spre deosebire de semnăturile fizice, totuși, semnăturile electronice nu prezintă niciun obstacol și dezavantaj. Clienții care trebuie să-și dea consimțământul pentru orice număr de tranzacții bancare pot face acest lucru cu ușurință, fără a fi nevoie să găsească un timp pentru a merge la o sucursală a băncii sau să se ocupe de faxuri sau scanere. Acestea sunt câteva dintre beneficiile pe care instituțiile financiare se pot aștepta să le obțină prin adoptarea unei soluții eSignature pentru bănci :

1. Soluțiile eSignature permit integrarea mai rapidă a clienților, deoarece clienții nu trebuie să petreacă timp mergând la o sucursală fizică și semnând teancuri de documente.
2. Ratele de conversie și vânzările sunt sporite datorită capacității de a capta consimțământul clienților în momentul de față prin intermediul mobilului.
3. Costurile operaționale sunt reduse și productivitatea crește, deoarece agenții pierd mai puțin timp și efort în depunerea documentelor.
4. Experiența clienților este îmbunătățită, ceea ce contribuie la scorurile NPS ale băncilor, sporește loialitatea și scade probabilitatea de abandon.
5. Furnizarea de capabilități digitale fără întreruperi, cum ar fi semnăturile electronice, poziționează băncile tradiționale să rămână competitive cu neobancile și fintech-urile concurente.
6. Soluțiile de top eSignature oferă, de asemenea, proceduri KYC și ID&V necesare pentru conformitate.

Indiferent dacă băncile se ocupă de înscrierea de conturi noi sau oferă servicii esențiale clienților existenți, semnăturile electronice în sectorul bancar îndepărtează fricțiunea care vine cu documentele fizice.

Întrebări frecvente privind semnătura electronică

În timp ce multe dintre aspectele semnăturilor electronice (uneori scrise și ca semnătură electronică, eSign) au fost discutate mai sus, mai jos este o colecție de întrebări frecvente (FAQs) despre semnăturile electronice în general și întrebări despre semnăturile electronice Lightico.

1. Ce este o semnătură electronică? Termenul „semnătură electronică” înseamnă un sunet, simbol sau proces electronic, atașat sau asociat logic cu un contract sau altă înregistrare și executat sau adoptat de o persoană cu intenția de a semna înregistrarea. Semnăturile electronice înlocuiesc semnăturile umede și, datorită tehnologiei eSign, acum este posibil să semnați documente, contracte, formulare și împuterniciri pe un computer sau pe un telefon mobil în loc să tipăriți, să semnați, să trimiteți sau să vă prezentați personal - ceea ce face o semnare mult îmbunătățită. experiență și îmbunătățirea generală a experienței clienților.
2. Prin ce sunt diferite semnăturile electronice de semnăturile digitale? Semnătura electronică și semnătura digitală sunt adesea folosite în mod interschimbabil, dar aceste două concepte sunt ușor diferite. Atât semnăturile electronice, cât și semnăturile digitale sunt obligatorii din punct de vedere juridic. Diferența dintre cele două este că o semnătură electronică este o trecere cu degetul sau o semnătură tastată de către o persoană cu intenția de a semna - de obicei asociată cu un contract, în timp ce o semnătură digitală este folosită în principal pentru a securiza documentele și este autorizată de autoritățile de certificare pentru a garanta că un document este autentic.
3. Ar trebui să folosesc semnăturile electronice? Absolut. Pe măsură ce atenția clienților a devenit din ce în ce mai rară, aceștia se așteaptă să poată cumpăra orice de oriunde - de ce ar trebui să fie diferit produsul sau serviciul tău? Este esențial să faceți tranzacțiile finale ușoare, accesibile și convenabile și să nu-i faceți pe clienți să se bazeze pe echipamente învechite și greoaie, cum ar fi imprimante, scanere, computere desktop și chiar aparate de fax pentru a furniza semnături. Cu Lightico, toate procesele adresate clienților – inclusiv semnăturile, pot fi finalizate cu ușurință cu simple glisări cu degetul pe telefoanele lor mobile de oriunde s-ar afla.
4. Sunt semnăturile electronice legale? Da, semnăturile electronice sunt obligatorii din punct de vedere juridic, inclusiv semnăturile dactilografiate. Astăzi, la aproape 20 de ani de la Legea ESIGN, nu se mai pune problema dacă semnăturile electronice sunt legale. Semnăturile electronice au aceeași legalitate ca și semnăturile umede. Acordurile, contractele, tranzacțiile, formularele și alte documente semnate electronic nu vor fi refuzate pentru că nu conțin o semnătură umedă. Semnăturile electronice Lightico sunt conforme cu: Actul SUA E-SIGN din 2000 Legea uniformă a tranzacțiilor electronice (EUTA) din 1999 Noul regulament eIDAS pentru UE din 2016 (Regulamentul UE 910/2014), care înlocuiește fosta directivă europeană EC/1999/93 Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR)
5. Sunt sigure semnăturile electronice Lightico? Platforma Lightico a fost proiectată și construită cu cele mai înalte standarde de securitate. A trecut teste riguroase de securitate și este certificat ISO 27001, standardul de securitate a informațiilor recunoscut internațional pentru cele mai bune companii de software din lume. Designul de securitate multistrat al Lightico l-a transformat într-un partener tehnologic de încredere pentru unele dintre cele mai mari și mai exigente companii din lume. Pentru a afla mai multe despre Lightico și procedurile sale de securitate, faceți clic aici .
6. Cum îmi va permite Lightico să colectez semnături electronice în timp real? Agenții centrului de contact vor trimite pur și simplu clientului un mesaj text, care deschide un canal de colaborare digitală cu documentul simplificat pentru semnare. Clienții revizuiesc cu ușurință și semnează cu degetul documentele de pe telefonul lor mobil – totul în timp real, cu îndrumarea agentului centrului de apeluri. Nu este nevoie de autentificare sau parolă la capătul clienților.
7. Cum îmi pot avantaja semnăturile electronice Lightico afacerea?Lightico oferă cea mai mare rată de finalizare a semnăturii, făcându-le foarte ușor pentru clienți să semneze instantaneu documente, acorduri și termeni, toate de pe telefoanele lor mobile. Vă oferim posibilitatea de a: -Accelerați timpii de ciclu cu semnături digitale - Finalizați toate sarcinile într-un singur apel - Ghidează-ți clienții în timp real -Îmbunătățiți rata de acceptare pentru prima dată -Reduceți costul conformității și supravegherii -Asigurați o integrare ușoară pentru a îmbunătăți experiența clienților
8. De ce este eSignature Lightico mai bună decât altele? Majoritatea companiilor de semnătură electronică folosesc e-mailul ca metodă principală pentru a trimite documente clienților lor. Lightico, pe de altă parte, utilizează mesageria instantanee ca metodă pentru livrarea și primirea documentelor. În SUA, s-a demonstrat că ratele de deschidere a e-mailurilor au o rată de deschidere de 20%, comparativ cu rata de deschidere de 98% a mesajelor text. Semnăturile bazate pe text au o rată de completare imediată de 85% în timp ce sunteți la telefon, făcând din Lightico alegerea evidentă pentru toate nevoile dvs. de semnătură electronică.
9. Cum pot integra semnăturile electronice Lightico în procesele mele de afaceri? Lightico este foarte ușor de configurat și utilizat. Cu sesiunile de instruire de la distanță, echipa ta poate fi gata în câteva ore (în funcție de numărul de formulare și de integrări terță parte). Cerințele dvs. de afaceri sunt surprinse într-un apel inițial de lansare în care creăm un plan de implementare.
10. Care este nivelul de compatibilitate al Lightico? Lightico are un API deschis care poate integra componentele cheie ale platformei sale cu sistemele dvs. actuale. Lightico se conectează cu ușurință la CRM, Barele de instrumente pentru agenți, Self Service și alte instrumente de afaceri, astfel încât să puteți colabora fără efort cu clienții și să oferi experiențe excepționale în timp ce creșteți productivitatea și îmbunătățiți eficiența.
11. Este Lightico certificat/conform? Da. Lightico este mândru să depășească standardele din industrie la nivel mondial și să respecte următoarele reglementări: -ISO 27001 -PCI DSS nivel 1 -GDPR -UETA ACT - ACT DE DEMISIE -LA FEL DE -Entrust Datacard
12. Pot obține și semnături electronice prin e-mail? Da. Soluția eSignature de la Lightico poate fi activată prin e-mail, mesaj text sau în aplicație.
13. Lightico este potrivit pentru compania mea? Lightico deservește cel mai bine organizațiile care trebuie să colecteze un volum mare de diverse documente de la clienții lor în timp real.
14. Sunt sigure semnăturile electronice?

Ce face o semnătură electronică sigură pentru utilizatorul său? Nu toate semnăturile electronice oferă același nivel de securitate. Pentru a oferi utilizatorilor liniște și a preveni problemele de conformitate, aveți grijă la aceste elemente cheie ale unei soluții sigure de semnătură electronică:

• Utilizează o autoritate de certificare terță parte care poate valida că o imagine a semnăturii semnatarului a fost plasată în document. Nu uitați, certificatele digitale expiră după doi ani și trebuie reînnoite.
• Menține o pistă de audit pentru a capta un lanț de custodie detaliat. În mod ideal, acest lucru ar trebui să fie cu tehnologia blockchain, deoarece blocurile nu pot fi modificate.
• Oferă verificare suplimentară a identității , cum ar fi solicitarea semnatarilor să deschidă un cont care este validat sau care utilizează SSO.
• Complet pe deplin cu reglementări precum GDRP, HIPAA , ISO 27001 și alte standarde locale și globale.

Se poate falsifica o semnătură digitală? Este aproape imposibil să falsificați o semnătură digitală. Cu o semnătură udă, un actor rău poate imita pur și simplu semnătura persoanei reale sau poate modifica documentul pentru a permite falsificarea. Pe de altă parte, o semnătură digitală poate fi autentificată. Când un semnatar semnează digital, software-ul scanează documentul și produce o formulă unică, numită hash, care înlocuiește semnătura. Când destinatarul verifică documentul, are loc un proces similar. Semnăturile digitale sunt, de asemenea, inviolabile și marcate cu ora, asigurând că documentele eSigned nu pot fi modificate după finalizarea tranzacției. Este sigur să folosiți semnăturile digitale? Răspunsul scurt este da, semnăturile electronice sunt sigure și au același statut legal ca și semnăturile umede dacă sunt făcute corect. Cu soluția potrivită de semnătură electronică, nu este nimic de care să vă faceți griji din punct de vedere al conformității și al securității. Cu toate acestea, este important să fiți atenți la aplicațiile de semnătură electronică neconforme, multe dintre acestea permitând semnatarilor să „lipească” o imagine de semnătură electronică într-un PDF. Astfel de soluții nu sunt sigure deoarece nu există dovezi digitale care să lege semnătura de o anumită persoană și pot fi modificate cu ușurință după ce au fost trimise. Semnătura mea digitală poate fi folosită greșit? Este foarte puțin probabil ca o semnătură digitală să fie utilizată greșit, cu condiția să fie făcută printr-un furnizor de semnătură digitală certificat și compatibil. Cu toate acestea, au existat cazuri în care certificate de semnare a codului au fost furate pentru a semna software rău intenționat, autoritățile de certificare (CA) au eliberat în mod greșit certificate pentru organizații de actori rele și incidente de malware. Cu toate acestea, astfel de evenimente sunt puține și departe, iar CA și furnizorii de semnături electronice s-au priceput foarte bine la prevenirea lor. Amintiți-vă că semnăturile umede pot fi, de asemenea, rareori modificate sau utilizate greșit, doar în moduri diferite. Dar, în general, semnăturile digitale prezintă un risc foarte scăzut de utilizare greșită. Care sunt problemele legale cu semnăturile digitale? Semnăturile digitale sunt pe deplin legale . În SUA, semnăturile electronice au deținut statut legal de când a fost adoptată Legea ESIGN din 2000, care afirmă că unui document sau contract nu i se poate refuza legalitatea doar pe baza faptului că a fost semnat electronic. În același an, legi similare privind semnătura electronică au fost adoptate în diferite țări din întreaga lume, inclusiv în UE în ansamblu. Semnăturile digitale sunt un subset foarte sigur de semnături electronice cu capabilități de autentificare. Astfel, ele nu sunt doar pe deplin legale, ci sunt aproape imposibil de contestat datorită imuabilității și securității lor. Cum se validează și se verifică o semnătură digitală? Procesul de validare și verificare a unei semnături digitale depinde de software-ul de semnătură electronică sau de formatul pe care îl folosește o companie. În general, totuși, software-ul ar trebui să indice dacă o autoritate de certificare aprobată (CA) are încredere în semnătură. De ce ar trebui să ai încredere în semnături? Astăzi, pur și simplu nu există niciun motiv să nu ai încredere în semnături electronice. Semnăturile electronice au statut juridic egal cu semnăturile udate din întreaga lume și sunt susținute de legile privind semnăturile electronice, cum ar fi Legea ESIGN în SUA (2000) și eDIAS în UE (2014). 15. Care este diferența dintre o semnătură electronică și o semnătură digitală? Ce este o semnătură digitală și cum funcționează? O semnătură digitală este o modalitate matematică de verificare a autenticității documentelor digitale pentru a preveni falsificarea și manipularea în timpul procesului de trimitere și primire. Acestea nu numai că previn uzurparea identității, ci oferă dovezi ale originii și identității unui document electronic, precum și consimțământul informat al semnatarului. Protejează informațiile sensibile cu două chei legate matematic: o cheie privată, care este cunoscută doar de persoana căreia îi aparține și o cheie publică, care este partajată cu oricine are nevoie să acceseze documentul digital. Există trei tipuri diferite de semnături digitale care oferă fiecare un nivel diferit de legalitate: Semnături de clasa 1: oferă securitate de bază pentru medii cu risc scăzut; nu este obligatoriu din punct de vedere juridic pentru documentele comerciale. Semnături de clasa 2: autentificați identitatea unui semnatar în raport cu o bază de date preverificată. Folosit în medii cu risc moderat, cum ar fi documentele text de depunere electronică. Semnături de clasa 3: cereți unei persoane să se prezinte în fața unei autorități de certificare pentru a dovedi identitatea înainte de a semna. Aceasta este rezervată pentru bilete electronice, licitații electronice și dosare în instanță în care o încălcare are consecințe majore. Care este un exemplu de semnătură electronică? O semnătură electronică arată acordul semnatarului cu conținutul unui document, formular sau cerere. Câteva exemple includ un nume introdus la sfârșitul unui e-mail sau a unui document, o imagine a unei semnături umede trimise prin taxe, o semnătură făcută prin glisare cu degetul pe un dispozitiv conectat la internet (de exemplu, smartphone, tabletă, un PIN introdus în codul unei bănci). ATM și bifând căsuța „de acord” sau „nu sunt de acord” într-un formular electronic de termeni și condiții. 16. Ce cauți într-o soluție de semnătură electronică? Care este cea mai bună aplicație de semnătură electronică? Există zeci de aplicații eSignature disponibile, iar unele sunt mai potrivite pentru anumite tipuri de afaceri și industrii decât pentru altele. De exemplu, Vizolution este utilizat în mod obișnuit în rândul companiilor de servicii financiare și de telecomunicații și a fost conceput pentru întreprindere. Dar nu este la fel de configurabil ca multe soluții mai recente, lipsite de API-uri și nefiind construită ca o adevărată companie SaaS. Docusign are un brand puternic, iar prezența globală vine cu sute de integrări și este considerat pe scară largă un produs matur. Dar nu este în timp real și, prin urmare, mai puțin potrivit pentru companiile B2C cu volume mari de semnături ale clienților. De asemenea, nu acoperă întreaga călătorie a clientului (de exemplu, lipsește colectarea documentelor și revizuirea partajată). Adobe Sign este o altă soluție de semnătură electronică matură și binecunoscută, dar nu intuitivă pentru clienți și agenți și nu este optimizată pentru o experiență mobilă. Majoritatea aplicațiilor de semnătură electronică, inclusiv acestea, se concentrează pe „digitizarea PDF-urilor” pentru companii. Pe de altă parte, produsul eSignature de la Lightico a fost creat pentru a accelera călătorii întregi cu consumatorii într-un mod elegant, ușor de utilizat. Oferă timpi mai rapizi și rate de finalizare mai mari datorită capabilităților sale intuitive și în timp real. Acest lucru face din Lightico aplicația eSignature ideală pentru companiile B2C . Care este cel mai bun software de semnătură digitală pentru întreprinderi? Depinde de nevoile companiei tale. Întreprinderile mici care deservesc în principal alte companii și au volume de vânzări relativ scăzute pot folosi semnăturile electronice care sunt încorporate într-un document PDF sau Word. Companiile care deservesc în primul rând consumatorii, în special în volume mari, sunt mai bine să lucreze cu o soluție de semnătură electronică optimizată pentru dispozitive mobile, care este concepută pentru stilul de viață ocupat și în mișcare al consumatorilor. Desigur, prețul este, de asemenea, un aspect important. Deși există diferite modele de prețuri pentru semnăturile electronice , este important să alegeți unul care să ofere flexibilitate pentru a adapta volumul de semnături în schimbare în timp. Ce aplicație de semnătură electronică este de fapt ușor și utilă? Soluția eSignature de la Lightico este ușor de utilizat, permițând în același timp companiilor să finalizeze tranzacțiile complete ale clienților. Tot ce trebuie să facă semnatarii este să deschidă un link pentru mesaje text care îi duce într-un mediu mobil unde pot încărca documente, completa formulare, furniza o semnătură electronică și își pot verifica identitatea. Între timp, ei sunt ghidați de un agent în timp real prin intermediul conversației telefonice, eliminând confuzia și permițând finalizarea întregului proces de prima dată. 17. Care sunt unele cazuri de utilizare pentru semnăturile electronice? Care este utilizarea viitoare a unei semnături digitale? Semnăturile electronice, la fel ca semnăturile umede, au un număr mare de cazuri de utilizare. Cazurile de utilizare a semnăturilor electronice sunt pe cale să devină și mai răspândite în viitor, deoarece înlocuiesc semnăturile umede. Unele dintre aceste cazuri de utilizare includ contracte de vânzare, contracte de furnizor, formulare pentru clienți, modificări ale contractelor, integrarea de noi angajați, acorduri de licență, acorduri de nedivulgare, formulare de cerere de împrumut, derogări de asistență medicală și multe altele. Care sunt avantajele unei semnături electronice? Spre deosebire de o semnătură umedă, care necesită de obicei ca un semnatar să imprime un formular, să semneze fizic și apoi să scaneze, să trimită prin fax sau prin poștă firma, semnăturile electronice nu necesită pași sau canale suplimentare greoaie. Semnăturile electronice pot fi completate și trimise printr-un singur canal digital, cum ar fi smartphone sau desktop sau laptop. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că întreprinderile pot efectua mai multe tranzacții cu clienții de la distanță. Ușurința și simplitatea furnizării și colectării semnăturilor electronice au ca rezultat o experiență mai bună pentru clienți, un timp de răspuns redus, o eficiență organizațională mai mare și chiar o securitate și conformitate îmbunătățite în cazul semnăturilor digitale. Semnăturile electronice elimină, de asemenea, risipa de hârtie, contribuind la o lume mai ecologică. Ce industrii trebuie să utilizeze software de semnătură electronică? Practic, toate industriile care se bazează pe semnături umede ar beneficia de trecerea la software-ul de semnătură electronică. Soluția eSignature de la Lightico este foarte potrivită pentru companiile business-to-consumer (B2C) care au volume mari de tranzacții cu clienții care trebuie procesate rapid. Banca , finanțarea auto, asigurările , asistența medicală și dreptul sunt specialitățile noastre, deși lucrăm și cu alte industrii. 18. Cât de ușor este să folosești o semnătură electronică? Cum se transformă un clic pe casetă de selectare într-o semnătură digitală? Doar o casetă de selectare nu contează ca semnătură digitală legală. Cu toate acestea, dacă apare lângă o semnătură digitală reală care este sigură criptografic, atunci este acceptabilă. Cum se semnează automat digital un PDF? Deschideți PDF-ul pe care doriți să vă conectați la Acrobat. Faceți clic pe opțiunea „Semnați” și din noile opțiuni care apar, faceți clic pe „Trebuie să semnez”. Din noile opțiuni, faceți clic pe „Place Signature”. În caseta de dialog care apare, faceți clic pe „Desenați un nou dreptunghi de semnătură”. Derulați în jos până unde doriți să semnați documentul și desenați un dreptunghi. Dacă o semnătură digitală a fost deja configurată pe computer, aceasta va apărea într-o casetă de dialog. În caz contrar, faceți clic pe opțiunea „Un nou ID digital pe care vreau să-l creez acum”. Introduceți detaliile suplimentare solicitate în caseta de dialog și apăsați „Finalizare”. Salvați imaginea, iar semnătura digitală va apărea în partea de jos a documentului.

Modele de prețuri eSignature

Multe soluții eSignatue obișnuite oferă o licență pentru fiecare utilizator sau pe „plic” trimis. Alții oferă prețuri mai robuste și bazate pe volum. Prețul poate depinde de diverse considerente, cum ar fi accesul la API, asistența pentru clienți, integrările și alte microservicii pe care multe soluții le oferă. Prețurile pentru soluțiile de semnătură electronică se bazează de obicei fie pe un sistem de procese inițiate de expeditor, fie pe procese inițiate de sistem. Procese inițiate de expeditor:

• Sunt considerate „doc publicitar” deoarece solicită angajaților să pregătească manual documentele pentru semnăturile electronice
• Sunt frecvent întâlnite în rândul companiilor mai mici care nu au un volum mare de semnături de procesat
• Permiteți clienților să testeze volumul de solicitări de semnătură electronică înainte de a se angaja la un preț stabilit. Ca și în cazul soluțiilor mai complete, automatizate, folosind API-uri

Procese inițiate de sistem:

• Generați automat documente cu semnătură electronică și nu necesită muncă manuală din partea angajaților
• Sunt tipice pentru companiile mari cu volume mari de cereri de semnătură
• Integrați perfect în sistemele existente ale companiei
• Prețul depinde de nevoi și de volumele estimate. La început, poate fi dificil să știi exact volumul necesar.

Mai presus de toate, cele mai bune soluții de semnătură electronică permit companiilor să își testeze volumul și utilizarea în timp, apoi să modifice prețurile în consecință. Acestea ar trebui să ofere o structură echitabilă a prețurilor, fie că este vorba de taxare pe tranzacție, per document sau o taxă anuală fixă.

Concluzia: soluțiile de top pentru semnătura electronică grăbesc transformarea digitală și îmbunătățesc CX

Semnăturile au făcut progrese mari din vremurile în care doar hârtia și cerneala le puteau permite. Companiile dintr-o gamă variată de industrii adoptă soluții eSignature la un ritm fără precedent. Pe măsură ce mai multe companii adoptă semnăturile electronice ca parte a transformării lor digitale, ar trebui să fie selective în alegerea uneia. Prin urmare, soluțiile vechi de semnătură electronică, deși cu siguranță un pas înainte față de documentele tradiționale, încep să fie depășite de semnăturile electronice mobile fără întreruperi. În concluzie, soluțiile de eSignature optimizate pentru mobil sunt construite în mod unic pentru a colecta formulare, documente și consimțământ de la clienți de pe canalul lor preferat, smartphone-urile lor. Soluția Lightico se numără printre acestea și a stabilit un nou standard de semnătură electronică de ultimă generație pentru flexibilitate, comoditate, centrare pe client și conformitate pentru unele dintre întreprinderile cu cea mai rapidă creștere din lume.