Vad är maskinskrivna signaturer och är de lagliga?

Tack vare teknikens intåg är de dagar då människor brukade använda bläck för att skriva på hårt papper för länge sedan förbi. Vi har nu elektroniska signaturer, även känd som e-signaturer eller maskinskrivna signaturer . Att dessa signaturer får tidsstämplade, är säkra, spårbara och sparar både tid och pengar har gjort dem till en favorit hos näringslivet. Enligt statistik har transaktioner gjorda med elektroniska signaturer skjutit i höjden till 754 miljoner dollar under de senaste fem åren från 89 miljoner dollar. Även om maskinskrivna signaturer har hjälpt till att påskynda och förbättra företag i cirka 20 år nu, är det inte många som förstår dem. Den här artikeln kommer att ge insikter om innebörden av maskinskrivna signaturer och om de är lagliga eller inte.

Vad är maskinskrivna signaturer?

För en lekman är den enda skillnaden mellan maskinskrivna signaturer och de som involverar signering på papper med en penna att du för den förstnämnda skriver ditt namn på dokumentet via en elektronisk anordning. De kallas också elektroniska signaturer. Men i enlighet med den juridiska definitionen betyder en maskinskriven signatur en elektronisk process, symbol eller ljud som kopplas till eller logiskt kopplas till en skiva ett kontrakt. Baserat på innebörden från laglexikonet är det ett sätt att komma överens elektroniskt utan att använda papper. Men ingen maskinskriven signatur är laglig. Det måste uppfylla vissa kvalifikationer för att betraktas som lagligt, vilket innebär att det bevisar legitimiteten för ditt kontrakt. Som många andra kanske du kämpar för att ta reda på om maskinskrivna signaturer är juridiskt bindande. Lyckligtvis är de det, men lagen som styr deras laglighet skiljer sig åt mellan länderna.

Lagligheten av maskinskrivna signaturer

Enligt USA:s Electronic Signature and Records Association Act blir en elektronisk signatur helt laglig först när alla parter är överens om att använda dem. Dessutom, baserat på Uniform Electronic Transactions Act , bör varje stat ha en översikt över hur e-signaturerna ska användas. Detta gäller även för Europeiska unionen. Men även om det finns lagstiftning i olika stater och länder, är det klokt att göra detaljerad forskning online och undersöka vidare . Alternativt kan du söka hjälp av juridiska rådgivare för detaljer och förtydliganden. I USA används maskinskrivna signaturer för att skapa lag. Du kan uppvisa en e-signatur i rätten som bevis också. I Storbritannien accepterades maskinskrivna signaturer under landets lag av förordningarna om elektroniska signaturer år 2002. Enligt denna lag är det inte ett måste för ett avtal att bestå av en skriftlig underskrift. För att ett avtal ska vara giltigt krävs det bara att alla parter kommer överens och förstår kontraktet grundligt. Därför utgör en maskinskriven signatur som bevis på att alla inblandade parter har accepterat villkoren. I EU blev maskinskrivna signaturer accepterade som juridiskt bindande genom ett gemenskapsramdirektiv för elektronisk signatur. Enligt detta direktiv kan en elektronisk signatur inte avvisas bara på grund av att den har skapats elektroniskt.

Hur du gör dina inskrivna signaturer juridiskt giltiga

Att använda en maskinskriven signatur i ditt företag är lagligt och accepterat. Men för att det ska vara juridiskt giltigt måste du följa följande regler:

1. Bevisa att undertecknaren ville skriva under genom att tillhandahålla alternativ som "Avbryt".
2. Bevisa att undertecknaren ville utföra sin verksamhet elektroniskt. Se till att du får samtycke från undertecknaren innan du undertecknar att de accepterar att använda en maskinskriven signatur i dina affärstransaktioner eller kontrakt. Det bästa sättet är också att ge möjligheten att skriva under på papper och låta undertecknaren välja.
3. Ge ett definitivt attribut för undertecknarens maskinskrivna signatur. Spela in ett e-postspår, mobiltelefonnummer, tidsstämpel och IP-adress. Ett identifieringssystem som tvåstegsidentifiering för undertecknare kan användas. Undertecknaren kan se det som ett extra steg, men det hjälper till att förbättra din undertecknares standard för tillskrivning.
4. Se till att du ansluter eller associerar signaturen med det undertecknade dokumentet.

Om du uppfyller alla ovanstående krav kommer alla dina maskinskrivna signaturer att betecknas som juridiskt bindande. Men det finns tillfällen när maskinskrivna signaturer inte räknas. Undrar du varför? Tänk på följande.

När upplevs maskinskrivna signaturer olämpliga?

I fall av betydande ceremonier och dokument som döds- eller födelseintyg, skilsmässa och adoption beaktas inte maskinskrivna underskrifter. En notarie eller flera vittnen krävs. Inskrivna signaturer avvisas också om undertecknarna inte är datorkunniga.

Förstå maskinskrivna signaturer

Det råder ingen tvekan om att maskinskrivna signaturer har förbättrat företag och hjälpt till att snabba upp affärstransaktioner. För att din e-signatur ska bli erkänd som juridiskt bindande måste du uppfylla villkoren som förklaras ovan. Men för vissa särskilda dokument och tillfällen räknas inte maskinskrivna signaturer.